1957 yılında Antalya’nın Kaş İlçesi Margaz Köyü’nde doğdu. Antalya Lisesi ve Ankara Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesini bitirdi.
Hatay Kaymakam Adayı olarak 1983 yılında Mülki İdare Amirliği görevine başlayan Ümit Şeref Kayacan sırasıyla;
Gaziantep-Araban Kaymakamlığı,
Batman-Sason Kaymakamlığı,
Denizli-Serinhisar Kaymakamlığı,
Samsun-Terme Kaymakamlığı
Osmaniye Vali Yardımcılığı,
Niğde Vali Yardımcılığı,
Gaziantep Vali Yardımcılığı,
Zonguldak Vali Yardımcılığı,
Adıyaman Vali Yardımcılığı,
Kilis Vali Yardımcılığı,
Gaziantep-Araban Kaymakamlığı,
Batman-Sason Kaymakamlığı,
Denizli-Serinhisar Kaymakamlığı,
Samsun-Terme Kaymakamlığı
Osmaniye Vali Yardımcılığı,
Niğde Vali Yardımcılığı,
Gaziantep Vali Yardımcılığı,
Zonguldak Vali Yardımcılığı,
Adıyaman Vali Yardımcılığı,
Kilis Vali Yardımcılığı,
Isparta Vali Yardımcılığı,
Afyonkarahisar Vali Yardımcılığı,
Bartın Vali Yardımcılığı,
Ulus Kaymakam Vekilliği,
Göksun Kaymakam Vekilliği görevlerinde bulundu.
Evli ve 3 çocuk sahibi olan Ümit Şeref Kayacan, orta düzeyde İngilizce bilmektedir.