1977 yılında dünyaya geldi. İlkokulu memleketi Erzurum’da okudu. Erzurum Kandilli Ortaokulu’nu, ardından Erzurum Kandilli Lisesi’ni bitirdi. İstanbul Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesi’nden 2001 yılında mezun oldu. Memuriyete, Şubat 2003’te, mülki idare amirliği sınıfından 90. dönem Erzincan kaymakam adayı olarak başladı. İl stajını Erzincan’ da yaptı. Ardından Gümüşhane Merkez ile Köse ve Kürtün İlçeleri, Konya Merkez ile Ilgın ve Karapınar İlçelerinde mülkiye teftiş stajını tamamladı. Müteakiben Erzurum Pasinler’de kaymakam refikliği, Rize İli Çamlıhemşin ve Hemşin İlçeleri ile Kırşehir İli Çiçekdağı İlçesinde kaymakam vekillikleri yaptı. Ekim 2004 ile Ekim 2005 arasında University of Leicester’da (İngiltere) bir yıllık dil ve mesleki eğitim aldı.
Kaymakamlık kursunu müteakip 14 Nisan 2006 yılında asaleten Ordu İli Çaybaşı İlçesi Kaymakamı olarak atandı. 2007-2009 arasında Ardahan İli Damal İlçesi Kaymakamı olarak çalıştı. Akabinde 2009-2011 arasında Kars Vali Yardımcılığı görevinde bulundu. 27.10.2011 tarihinde atandığı Viranşehir’de İlçe Kaymakamı olarak üç yıl görev yaptıktan sonra 2014 yılında Kayseri’nin Bünyan İlçesine  Kaymakam  olarak atandı.
Ekim 2015’te İçişleri Bakanlığı tarafından yapılan tasarrufla, yetiştirilmek amacıyla yurtdışına gönderilecek devlet memurları hakkındaki mevzuat çerçevesinde, üç yıl yurtdışına görevlendirildi. Bu kapsamda 1 Ocak 2016 ile 31 Aralık 2019 arasında Universty of York’ta (İngiltere) doktora (PhD in Politics) yaptı. Doktora eğitimini müteakip 31.01.2019 tarihinde Gaziantep’in İslahiye İlçesinde Kaymakam olarak yurtiçi göreve geri döndü. 19.08.2021 tarih ve 2021/412 sayılı Cumhurbaşkanlığı atama kararı ile Tirebolu Kaymakamı olarak atanan Sayın Dr. Muhammed Lütfi KOTAN 06.09.2021 tarihi itibariyle İlçemizdeki görevine başlamıştır. İleri düzeyde İngilizce bilen KOTAN, evli ve 3 çocuk babasıdır.